Cheltuielile de protocol în 2025 joacă un rol important în consolidarea relațiilor de afaceri. Totuși, din punct de vedere fiscal, ele vin cu reguli clare. Prin urmare, antreprenorii trebuie să înțeleagă care cheltuieli sunt deductibile și care nu.
În acest articol, vei descoperi:
- ce înseamnă cheltuieli de protocol
- cum se deduc corect în 2025
- ce documente sunt necesare
- cum poți evita problemele cu ANAF
Ce sunt cheltuielile de protocol?
Cheltuielile de protocol includ toate acele costuri efectuate de o firmă în scopul consolidării relațiilor de afaceri: de la mese și recepții, până la cadouri și materiale promoționale oferite partenerilor.
Exemple frecvente:
- Mese de afaceri cu clienți sau parteneri
- Cadouri cu ocazia sărbătorilor (ex. coșuri cadou, vin, produse personalizate)
- Receptii, evenimente de lansare produse sau seminarii urmate de cocktail
- Aranjamente florale sau decor pentru întâlniri oficiale
- Cazarea partenerilor sau bilete la evenimente culturale/sportive
- Cărți sau obiecte promoționale de valoare semnificativă (ex. stilouri de lux)
⚠️ Important: cheltuielile trebuie să fie înregistrate pe firmă, justificate cu documente fiscale (facturi, bonuri) și să aibă o legătură directă cu activitatea economică a firmei.
Regimul fiscal al cheltuielilor de protocol în 2025
Deductibilitate limitată
Potrivit art. 25 alin. (3) din Codul Fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% aplicată asupra profitului contabil ajustat, astfel:
Formulă de calcul:Limită deductibilă = 2% x (Profit contabil + Cheltuieli cu impozitul pe profit + Cheltuieli de protocol + TVA aferent cadourilor > 100 lei)
🧮 Exemplu simplificat:
- Profit contabil: 100.000 lei
- Cheltuieli protocol: 5.000 lei
- Impozit profit: 16.000 lei
- TVA cadouri: 400 lei
→ Limită = 2% x (100.000 + 16.000 + 5.000 + 400) = 2.426 lei
→ Din cei 5.000 lei cheltuiți, doar 2.426 lei sunt deductibili. Diferența este nedeductibilă.
Când devine o cheltuială de protocol nedeductibilă?
- Depășește limita de 2% stabilită de lege
- Nu există documente justificative (factură + decizie internă)
- Nu poate fi demonstrat interesul economic (ex. lipsă invitație, lipsă proces-verbal)
- Este efectuată în beneficiul unor salariați sau persoane afiliate
- Firma înregistrează pierdere – nu se aplică limita de 2%, întreaga sumă devine nedeductibilă
Diferența între „bun gratuit” și cheltuială de protocol
O masă la restaurant, de exemplu, poate fi:
- ✅ Cheltuială de protocol – dacă are legătură cu afacerea (negociere, întâlnire cu investitori) și există justificare
- ❌ Bun gratuit – dacă este acordată fără scop clar (ex. client fidelizat fără documentație), atrage colectare TVA și devine nedeductibilă
Soluția? Un dosar complet cu:
- Factură fiscală
- Decizie scrisă a administratorului privind scopul
- Politică internă de protocol (pentru firmele cu buget mare de PR)
Ce trebuie să faci ca antreprenor
- Ține evidența strictă a cheltuielilor de protocol și păstrează documentele justificative
- Solicită consultanță fiscală înainte de evenimente costisitoare
- Elaborează o politică de protocol: tipuri de cheltuieli permise, plafoane, situații justificate
- Evită amestecul între cheltuieli personale și de firmă
📌 Concluzie:
Cheltuielile de protocol sunt utile în afaceri, dar trebuie tratate cu prudență. Înțelegerea regimului fiscal te poate ajuta să optimizezi impozitul pe profit și să eviți neconformitățile la controlul ANAF.