RO e-Factura si factura electronica sunt reglementate de Legea nr. 139/2022, respectiv OUG nr. 41/2022 si sunt obligatorii incepand cu data de 1 iulie 2022.
De la data de 1 ianuarie 2024, au intrat în vigoare prevederile Legii nr.296/2023, conform careia toți operatorii economici vor avea obligația de a transmite facturile emise în sistemul național privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura, urmând ca de la 1 iulie 2024, sistemul RO e-Factura să devină singura formă de transmitere a facturii fiscale.
Aceasta reglementare se aplică atât pentru operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România (indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA), cât și pentru persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, dacă livrările de bunuri/prestările de servicii au locul livrării/prestării în România.
Pentru a putea face inrolarea si transmiterea facturilor este necesara o semnatura electronica.
Obtineti certificatul digital de la un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condiţiile Legii 455/2001 privind semnătura electronică.
Pentru a putea utiliza sistemul RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in primul rand in SPV:
• in nume propriu sau
• prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit.
Sistemul RO e-Factura se poate accesa in doua modalitati:
- prin intermediul API-ului, care permite de exemplu transmiterea automata catre ANAF din aplicatia de facturare – informatiile se pot regasi aici: https://efactura.mfinante.ro. API-ul acesta se integreaza cu softurile de facturare. Astfel, integrarea este o actiune realizata de catre furnizorii acestor softuri. Un emitent persoana fizica nu are cum sa utilizeze/integreze acest API. Este practic o solutie pusa la dispozitie de catre autoritati pentru furnizorii de solutii de facturare.
- prin pagina web din cadrul Spatiului Privat Virtual (SPV)
Cine are obligatia trimiterii facturilor in Sistemul RO e-Factura incepand cu anul 2024?
Factura electronica are un format XML, care nu este la fel de usor de citit ca formatul PDF obisnuit. In sistemul RO e-Factura se pot trimite doar facturi in format XML.
Transmiterea e-Facturilor in relatia Business to Government (B2G) se pastreaza.
Conform Legii 296/2023, incepand cu 1 ianuarie 2024, obligatia transmiterii e-Facturilor in relatia Business to Business (B2B) se extinde la:
- Operatorii economici – persoane impozabile stabilite în Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia B2B.
- Operatorii economici – persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia cu institutii publice, astfel cum sunt definite la art. 5 lit. w) din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, altele decat cele efectuate in relatia B2G, astfel cum este definita la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG nr. 120/2021 si altele decat cele prevazute la art. 6 din acelasi act normativ.
- Operatorii economici – persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia B2B.
Exceptii de la obligatia de transmitere in sistemul RO e-Factura
- Livrarile de bunuri prevazute la art. 294 alin. (1) lit. a) si b) si alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, mai precis,
- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau;
- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau, cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui alt mijloc de transport de uz privat. Este scutita, de asemenea, si livrarea de bunuri transportate in bagajul personal al calatorilor care nu sunt stabiliti in Uniunea Europeana;
- livrarile intracomunitare. Livrarile de bunuri/prestarile de servi
2. Livrarile de bunuri/prestarile de servicii efectuate catre persoane impozabile care nu sunt stabilite si nici inregistrate in scopuri de TVA in Romania
3. Livrarile de bunuri/prestarile de servicii pentru care se emit facturi simplificate
4. Prestarile de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile in Romania
ATENTIE!
• Obligatia de transmitere se refera la tranzactii a caror livrare/prestare are loc pe teritoriul Romaniei in relatia B2B.
Sunt exceptate livrarile intracomunitare si exporturile.
• nu exista obligatia de transmitere a facturilor emise catre persoane fizice decat in cazul unitatilor turistice care incaseaza contravaloarea serviciilor cu vouchere de vacanta.
• obligatia transmiterii in sistemul RO e-Factura vizeaza atat societatile comerciale, cat si PFA, II sau IF, indiferent daca sunt sau nu platitoare de TVA.
• in sistem se raporteaza doar facturile obisnuite, nu si cele simplificate si nici bonurile fiscale cu cod de TVA.
• odata factura transmisa, aceasta nu se mai poate modifica, fiind necesara emiterea unei facturi de corectie (storno, cu semnul “-“).
• obligatia de transmitere apare inclusiv pentru autofacturi.
Termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura va fi 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii.
Nerespectarea prevederilor constituie contraventie si se va sanctiona cu amenda, cu mentiunea ca in perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se vor aplica sanctiuni.
E-factura nu se folosește în situațiile B2C (business to consumer), adică atunci când un SRL/PFA/II emite facturi către clienți persoane fizice.
Excepție fac doar facturile încasate cu vouchere de vacanță.
“Concluzia principală care se contureaza, este aceea că, odată cu trece către e-Factura la nivel generalizat, aceasta devine singurul exemplar care să susțină deducerea TVA, cat si a cheltuielior pe care companiile doresc sa le faca.
Recomandarea autoritatilor catre companii este de natura să trateze implementarea e-Factura nu doar dintr-o perspectivă de soluție IT, ci să ia în calcul toate implicațiile fiscale si legale, dar și pe cele de natură comercială, precum și o analiză de business detaliată pornind de la standardul de facturare electronica”.